Trabajando con una gran cantidad de propietarios de pequeñas empresas que han trasladado su correo electrónico a Google Apps, hemos encontrado que muchos empezaron la gestión de su trabajo a través de correo electrónico personal de Gmail. Por tal motivo, hemos querido compartir algunos consejos que hemos recogido sobre cómo sacar el máximo partido para utilizar Gmail en el trabajo.
1. Obtener una cuenta de Gmail en tu propio dominio (por ejemplo, michelle@tudominio.com) con Google Apps. Google Apps es una suite de herramientas de comunicación y colaboración como Gmail, Google Calendar y Google Docs, que funcionan con tu propio dominio, así que en lugar de utilizar la dirección de correo electrónico tugmail@gmail.com, tú (y otros empleados) pueden tener correo electrónico direcciones@tudominio.com. Utilizar una dirección de correo electrónico personalizada puede ayudar a construir una identidad alrededor de tu negocio y te dará un aspecto más profesional a lo largo del camino.
2. Agregar una firma personalizada a la parte inferior de mensajes de correo electrónico. La firma de correo electrónico se inserta automáticamente en la parte inferior de cada mensaje enviado y puede ser un buen lugar para añadir un título, información de contacto e incluso las últimas noticias de tu empresa. Sólo tienes que ir a Configuración en la parte superior de tu bandeja de entrada y escribir el texto de firma en el cuadro en la parte inferior.
3. Administrar múltiples cuentas de correo electrónico desde una única interfaz. Si eres como muchos otros dueños de negocios, es probable que regularmente recibas correo electrónico de varias cuentas diferentes. Al centralizar tu correspondencia en Gmail, podrás hacer un seguimiento de todo esto con más facilidad. Para ello, reenvía desde otras direcciones de correo electrónico para la principal cuenta de Gmail o importa desde allí los mensajes a través de POP, de hasta cinco cuentas. Para su instalación, visita Cuenta y la ficha Importar en el menú Ajustes.
4. Crear "De" personalizado para varias direcciones. Esta característica te permite enviar mensajes de Gmail con una de tus otras cuentas de correo que figuran como remitente. Una vez creado, puedes elegir la dirección que desees para responder durante la composición de los mensajes en el campo "De:" dirección desplegable. Esto también está bajo Configuración de la Cuenta y la ficha importación.
5. Usa las Etiquetas. Las carpetas son familiares, especialmente cuando se trata de correo electrónico de trabajo. Si deseas organizar tu correo electrónico de forma similar, asegúrate de utilizar las Etiquetas de Gmail. En combinación con los filtros, pueden ser una poderosa herramienta para gestionar tu correo. Crea etiquetas de proyectos, proveedores, clientes, informes semanales, lanzamientos, de cosas por hacer y la lista sigue. También puedes añadir colores personalizados a tus etiquetas para que, dependiendo de la prioridad, puedas buscar el contenido de las etiquetas específicas. Y no olvides que puedes arrastrar los mensajes a las etiquetas, al igual que puedes hacerlo con carpetas.
6. Usa el chat y video chat para comunicarte con colegas, o proporcionar en tiempo real, atención al cliente.
No importa donde todo el mundo se encuentre, puedes comunicarte en tiempo real como si estuvieras en la misma habitación con chat de vídeo o simplemente a través del chat de voz y texto. Trata de usar Responder mediante un chat en la parte inferior de cada mensaje si quieres llegar al remitente rápidamente. Para agregar capacidades de video chat a Gmail, todo lo que necesitas es este pequeño plugin y una webcam.
7. No pierdas de vista tus tareas pendientes.
Pasas mucho tiempo en tu bandeja de entrada ¿por qué no hacer un seguimiento de lo que tienes que hacer allí también? Tareas te permite crear múltiples listas, añadir notas a cada tarea, asignar fechas de vencimiento, y obtener la satisfacción de comprobar los elementos completados.
8. Usa Gmail sin conexión en cualquier momento. A pesar de tener acceso a Internet en casi todas partes, el trabajo puede llevarte a lugares en donde no puedes obtener conexión a Internet. Activa el modo offline de Gmail desde la pestaña conexión en Configuración y Gmail descargará una caché local de tu correo que se sincroniza con los servidores de Gmail mientras estás conectado. Cuando se pierde la conectividad, Gmail automáticamente cambia al modo sin conexión, para que puedas seguir trabajando y las respuestas se envían automáticamente la próxima vez que Gmail detecte una conexión.
9. Crea respuestas automáticas y responde rápidamente a las preguntas más frecuentes. Cuando se trata del correo electrónico en el trabajo, lo estás probablemente utilizando para el envío de informes semanales o para contestar las mismas preguntas de los clientes o compañeros de trabajo varias veces. Ahí es donde las respuestas automáticas pueden hacerte ganar un tiempo precioso: activa esta función en Gmail Labs, redacta tu respuesta una vez, guárdala y a continuación, utilízala una y otra vez.

10. Usa ¿Te has equivocado de persona? antes de enviar. Si alguna vez por accidente se envió un correo electrónico personal al compañero de trabajo equivocado, o tus notas sobre una reunión interna a un contacto externo, entonces deseas activar ¿Te has equivocado de persona? en la pestaña Labs, en Configuración. Con base en los grupos de personas a quienes con mayor frecuencia envías correo, Gmail intentará corregirte cuando se ha incluido accidentalmente a la persona equivocada.
Publicado por Michelle Lisowski, director de marketing de producto, Google Apps